文書管理台帳(ファイル管理台帳)の書式・様式・フォーマット 雛形(ひな形) テンプレート01(エクセル Excel) - [文書]テンプレートの無料ダウンロード

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エクセル(Excel)やワード(Word)で作成したビジネス文書・手紙・はがき等の書式・様式・フォーマットです。書き方の雛形(ひな形)・見本・サンプルや例文・文例としてご利用ください。

文書管理台帳(ファイル管理台帳)の書式・様式・フォーマット 雛形(ひな形) テンプレート01(エクセル Excel)



パソコンにある事務文書などさまざまな形式のファイルを情報管理するための台帳のフォーマット

ファイル管理台帳

本テンプレートは、パソコンで作成したさまざまなファイルを一元的に管理するための文書管理台帳のフォーマットです。

エクセルで作成した表形式です。

 

会社の複数のパソコンにある膨大な数のビジネス文書のファイルなどの情報を管理するのは大変なことです。

ファイル形式一つをとっても、それにはエクセルやワード、アクセスなどのOffice(オフィス)文書ファイルから、PDFファイルやフォトショップ、イラストレーターで作成した画像ファイルまでさまざまあることでしょう。

 

作成された多量のファイルには、膨大な時間・労力・お金がつぎ込まれており、これらは会社のかけがいのない貴重な資産といえます。

そこに書かれている情報をうまく活用すれば、経営上強力な武器・ツールになります。

しかし、実際には、作成した文書は死蔵してしまって活用されることはなく、また、すでに調査され、文書化された情報であるにもかかわらず、情報がきちんと整理されていないため、似たような文書を何度も作成していることなどはよくあることでしょう。

 

原則的には、といいますか、基本的には、適切な階層構造をもったフォルダを作成し、そこにファイルを保存していくのが理想かと思います。

しかし、個人でやるならいざ知らず、会社などといった集団で、統一的な階層フォルダを維持し続けることはほとんど不可能です。

いつの間にか誰かが勝手に作った訳のわからないフォルダやファイルが増殖していきます。

 

そこで、フォルダによる体系的な分類整理は最初からあきらめ、必要な情報は検索という方法で取り出すという考え方も出てきます。

インターネットの検索と似たような考え方です。

しかし、たとえば、Officeファイルなどについては、その内容を検索対象にすることは通常は困難です。

できないことはないのですが、検索に時間がかかります。

Googleなどのデスクトップサーチを利用するというソルーションもありますが、これは対象となるパソコンが1台に限定されます。

 

しかし、この問題は意外と単純な方法(手軽にすぐにでも実行できる)で対処することが可能です。

しかも、コストがかかりません。

それは、エクセルでファイル管理するという方法です。

共有すべき情報・ファイルを作成した場合には、作成者が必ずエクセルファイルに必要事項を登録していくだけです。

基本的な登録事項には、たとえば、次のようなものがあるでしょう。

  • 作成日
  • ファイル名
  • ファイルの内容の概要
  • 公開レベル(閲覧だけか書き込みが可能かなど)
  • 作成部署や作成者など
  • 保存パス(ハイバーリンク形式にしておけば、すぐにファイルにアクセスできます)

 

実情に応じて項目を追加削除し、使いやすいようにカスタマイズしてください。

そして、情報を活用し尽くすために、よりよい情報管理・文書管理台帳のフォーマットに練り上げていってください。

では、文書ファイル管理台帳の見本・サンプル・ひな形・たたき台としてご利用・ご参考にしてください。 

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