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注文・発注の事務作業工程（進捗状況）のチェックシート（チェックリスト・チェック表） テンプレート01（エクセル Excel）

発注管理表のテンプレート

本テンプレートは、発注管理表（発注管理台帳・発注表・注文管理表）のフォーマットです。

エクセルで作成した表形式です。

たとえば、庶務などで消耗品・備品を一括注文している場合において、各部・各課から購入依頼のあった消耗品・備品等の発注・入荷・引渡（または連絡）等の事務作業プロセス（過程）を管理するためのフォーマットです。

つまり、印刷して使用するといった使い方ではなく、漏れがないよう（頭を使わなくてすむよう）エクセル上で作業を管理するためのものです。

管理項目としては、仕事の流れに沿うように、次のようなものを設定しています。

• 購入依頼品目
• 数量
• 依頼者―部署
• 依頼者―氏名
• 依頼日
• 承認日
• 発注日
• 入荷日
• 引渡日（連絡日）
• 備考

これは、現場での実際の仕事の流れに応じて、適宜追加・修正・削除してください。

こうした一定の様式を備えたエクセルのシートに事務作業工程を記録することで、これをデータベース的に管理することができるようになります。

具体的には、エクセルのオートフィルタや並び替えの機能を利用することで、簡単に全体的な進捗状況が一目でわかります。

たとえば、「発注日」をキーにして並び替えをすると、まだ注文できていない購入依頼品目のリスト・一覧表が即座にできます。

エクセルはこうした用途に向いていて、上手くデータベース的に用いることができると、事務作業がかなり効率化します。

なお、本テンプレートは作業・タスク管理表の一種で、購入依頼・注文管理以外のさまざまな用途に応用が可能です。

ある程度の量があってその作業内容にパターンがある仕事・タスクであれば、その規則性を取り出して、一覧表（マトリックス）のかたちにして管理すると、漏れがなくなります。

そして、何よりも作業者の負担を著しく軽減してくれます。

確かに、最初は作業手順を洗い出したうえ、そのパターンを抽出して一覧表（マトリックス）のかたちにあらわさないといけないので、少し手間がかかるかもしれません。

しかし、いったん、作業工程を自分の頭の中から出して外部化できると、あとはこの外部化された管理表にしたがって、事務的・機械的に淡々と作業を進めていく（仕事をこなしていく）だけで済みますので、作業が本当に楽になります。

「…を忘れてはいけない」「あれもしなければ」等といった思考が不要になるので（つまり、自分の頭を使わなくてよくなるので）、精神的なストレスがありません。

では、購入依頼・注文管理表の作り方の一例として、見本・サンプル・ひな形・たたき台にご利用・ご参考にしてください。

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