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株主総会議事録とは



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株主総会議事録とは

株主総会議事録の定義・意味・意義

株主総会議事録(かぶぬしそうかいぎじろく)とは、会社法の規定により作成が義務づけられている株主総会の議事録(議事(=審議・討議)の記録)をいう。

会社法
(議事録)
第三百十八条  株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。

法務省令=会社法施行規則

株主総会議事録の位置づけ・体系(上位概念)

社員総会議事録

株式会社では、社員=株主なので、社員総会ではなく株主総会、そして、社員総会議事録ではなく株主総会議事録というが、株主総会議事録も社員総会議事録の一種といえる。

株主総会議事録の分類・種類

株主総会には定時株主総会と臨時株主総会との2つの種類があるので、これに応じて、株主総会議事録にも定時株主総会議事録と臨時株主総会議事録との2つの種類があることになる。

  1. 定時株主総会議事録
  2. 臨時株主総会議事録

株主総会議事録の保存・保管

保存場所・保存期間
本店

株主総会議事録は、株主総会の日から10年間、本店において保存しなければならない。

支店

株主総会議事録は、株主総会の日から5年間、支店においてその写しを保存しなければならない。

株主総会議事録の公開・閲覧

株主と会社債権者は、定款や株主名簿などと同様に、株主総会議事録を閲覧・コピーできる。

株主総会議事録の書式・様式・フォーマット

株主総会議事録の内容・記載事項

株主総会議事録の書式・様式については特に規定はないが、会社法施行規則により、たとえば次のような記載事項が法定されている。

  1. 開催日時
  2. 開催場所
  3. 議事の経過の要領及びその結果
  4. 出席役員(取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人)の氏名または名称
  5. 議長の氏名
  6. 議事録を作成した取締役の氏名

会社法施行規則
(議事録)
第七十二条  法第三百十八条第一項 の規定による株主総会の議事録の作成については、この条の定めるところによる。

 株主総会の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。
 株主総会が開催された日時及び場所(当該場所に存しない取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が株主総会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。)
 株主総会の議事の経過の要領及びその結果
 次に掲げる規定により株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要

 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
 株主総会の議長が存するときは、議長の氏名
 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

株主総会議事録の署名捺印・記名押印

会社法では、旧商法のように、株主総会議事録について、議長と出席役員に署名・記名押印を義務づけてはいない(議長・出席役員は署名・記名押印義務者ではない)。

なお、これに対して、取締役会議事録については、出席役員(取締役・監査役)の署名・記名押印が義務づけられている(会社法第369条3項)。

ただし、慣例的に署名捺印または記名押印する場合が多いと思われる。

実際、法務局の株主総会議事録の記載例でも、議長・出席役員が記名押印するというスタイルをとっている。

なお、この株主総会議事録に押印する印鑑については、代表取締役は会社の実印(代表者印・代表印)を、他の取締役は認印を使用するのが通常である。

株主総会議事録のテンプレート

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