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回答（回答書・回答状・回答文書・返答）の書き方・例文・文例 書式・様式 雛形（ひな形） テンプレート（苦情・クレーム②）（基本書式）（ワード Word）06（手紙形式）（丁寧）

手紙形式の回答書（回答状・回答文書・返答）の見本・サンプル

本テンプレートはワードで作成した回答書（回答状・回答文書・返答）の基本的な書き方・例文・文例です。さまざまな苦情・クレームに対して対処するためのテンプレートです。こちら側に致命的な落ち度があった場合を想定した内容にしています。

回答 テンプレート（苦情・クレーム②）（基本書式）（ワード Word）（ビジネス文書形式）（件名が上）（丁寧）と同一系統のフォーマット・文章表現ですが、発信者（署名）欄などのビジネス文書でいうところの前付け部を文書の下部にもっていった、いわば手紙形式の様式です。私見ですが、手紙形式にすると（事務調でなくなる分）文書全体のイメージが柔らかくなると思います。

本文は前文・主文・末文からなる標準的な文書構成・丁寧な文章表現にしています。

ビジネス文書の基本書式のテンプレートのひとつである手紙形式のビジネス文書の基本書式（宛名が上）（別記が箇条書き形式）をベースにして作成したタイプです。

本テンプレートの記載項目はデフォルトでは以下のとおりです。

• タイトル（「◯◯◯◯に関するお問い合わせの件（回答）」）
• 宛名
• 本文（標準的な文書構成・丁寧な文章表現）
• ビジネス文書でいうところの前付け部
  • 日付
  • 発信者

上記項目のうち、「本文」の文書構成・文章表現は以下のとおりです。

先述したように文書構成は標準的なものにしています。

また、回答書の基本書式として汎用性をもたせるために文章表現は丁寧ですが、必要最小限にしています。シンプルで一般的な文面なので応用範囲が広く（さまざまな場面で使用でき）、実用性が高い文言です。

拝復　時下ますますご清栄［ご清祥（個人の場合）］のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配［お引き立て］を賜り、誠にありがとうございます［厚くお礼申し上げます］。

　さて、◯月◯日付貴信拝見いたしました。◯◯◯◯いたしましたこと【不手際の内容を記載します】、心からお詫び申し上げます。早速調べましたところ、…【以下、「不手際」が発生した理由＝回答の内容を記載します】。
　つきましては、◯月◯日付で［本日早速］◯◯◯◯いたしましたので【不手際に対して行った措置・対応（例えば、代金振込等）を記載します】、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

　このたびは弊社の不手際により大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
　まずは［本来ならば参上いたし事情をご説明いたすべきところではありますが、とりあえず］、書面をもちましてお詫びかたがたご回答まで申し上げます。

本文中の［］内は別表現、（）は省略可であることを表しています。

この「本文」の段落構成は、以下のとおりビジネス文書の基本的な書き方・書式にしたがったものになっています。

1. 前文（「起句」）
   1. 頭語…「拝啓」など
   2. 挨拶…時候の挨拶と日頃の厚情への定型的なお礼の言葉（「平素は格別のご高配を賜り…」等）など
2. 主文…本来の要件を記載する
   1. 主文①（「承句」）…「さて」等の接続詞（起辞）から始めて、要件①（お詫びと回答）を記載する。
   2. 主文②（「転句」）…そして、「つきましては」等の接続詞（起辞）から始めて、「承句」を受けこれを展開・発展させる形で要件②（措置・対応）を記載する。
3. 末文（「結句」）…「まずは」等の接続詞（起辞）から始めて、前文と同様に定型的な挨拶文（「書面をもちまして…」）などを書いて文章を締める

まさに起承転結のパターンです。こうした段落構成をきちんと意識したうえで文章を作成すれば、論旨が明快な文書になるのではないかと思います。

なお、段落構成の考え方については次のページなどを参考にしてください。

手紙―構成―便箋―書き方（手紙の書き方）

社外ビジネス文書の書き方・例文・文例 書式・フォーマット 雛形（ひな形） テンプレート04（基本形）（無料）（DOC形式）（ワード Word）

これら本文の文章表現等につきましては、実際にご使用になる状況・必要性などにより、適宜、追加・修正・削除してください。

また、フォント・フォントサイズ、文字飾りや行間隔（改行キーによる調整含む）・行数、ページ余白などのデザイン・レイアウトその他フォーマットにつきましても、お好みにより変更・調整してカスタマイズしてください。

以上、手紙形式の回答書（回答状・回答文書・返答）のテンプレートは以下のリンク（「無料ダウンロード」）から入手できます。

では、回答書（回答状・回答文書・返答）の見本・サンプル・ひな形・たたき台のひとつとして、ご利用・ご参考にしてください。

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