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エクセル(Excel)やワード(Word)で作成したビジネス文書・手紙・はがき等の書式・様式・フォーマットです。書き方の雛形(ひな形)・見本・サンプルや例文・文例としてご利用ください。

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手紙形式(日付が上)(宛名が上)(別記が表形式)のお知らせ・案内文・通知文の基本的な書き方(超シンプルな文書構成)の見本・サンプル

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ワードで作成したお知らせ・案内文・通知文一般の基本的な書き方の例です。本テンプレートから派生的にさまざまな種類のお知らせ文書を作成することができます。

お知らせ テンプレート(ワード Word)(基本)(手紙形式)(超シンプルな文書構成)(宛名が上)(日付が上)と同一系統のフォーマット・文章表現で、発信者(署名)欄などのビジネス文書でいうところの前付け部を文書の下部にもっていった、いわば手紙形式の様式です。文書構成は末文も省略した超シンプルなものにしています。

宛名の欄は文書の上にしています。こうした宛名を上にした書式も実際によく使用されています。私見ですが、宛名を上にすることで宛先への敬意を表しているものと思われます。

また、日付も文書の上にしています。日付を上にするか下にするかは単に好みの問題かもしれませんが、日付を上にすることで事務的な文書の感じが若干強まる気もします。

本テンプレートでは別記を表形式にして様式性をさらに高めているのが特色です。明記すべき事項を一覧表の形で整理することにより内容が視覚的に理解しやすくなります。

ビジネス文書の基本書式のテンプレートのひとつである手紙形式のビジネス文書の基本書式(宛名が上)(日付が上)(別記が表形式)をベースにして作成したタイプです。

なお、別記の表については、行の高さや表・各列の幅の変更、行数・列数の変更(行・列の追加・削除)等を簡単に行うことができますので、実際にご使用になる状況やお好みなどにあわせて適宜調整してください。

たとえば、別記の行間を一括して変更するには表全体を選択したうえマウスの右クリックで表示されるコンテキストメニューから「表のプロパティ」を実行します。すると、「表のプロパティ」ダイアログが表示されますので、「行」タグを選択し、「高さを指定する」でお好みの数値を入力してください。

行数・列数についても同じくコンテキストメニューの「挿入」などにより簡単に変更できます。

また、列幅などはマウスドラッグ等により簡単に変更できます。

本テンプレートの記載項目はデフォルトでは以下のとおりです。

  • 件名・タイトル(「◯◯◯◯のお知らせ[ご案内・ご挨拶]」)
  • 日付
  • 宛名
  • 本文(末文も省略した超シンプルな文書構成のみ)
  • 別記(表形式)
  • 発信者

上記項目のうち、本文については先述したように、ごく簡潔な文面にしています。

前述したように、本テンプレートは頭語と挨拶などからなる前文、接続詞(「さて」等)で構成される主文といったビジネス文書の骨組み(文書構成・段落構成)を提供することが目的ですので、具体的な文面は記載していません。

拝啓 時下ますますご清栄[ご清祥(個人の場合)]のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配[お引き立て]を賜り、誠にありがとうございます[厚くお礼申し上げます]。
さて、標記の件につき(まして)、下記のとおり…(「実施」「開催」等)しますので、お知らせ[ご案内]申し上げます。

本文中の[]は別表現、()は省略可であることを表しています。

本文の段落構成については、次のように考えています。

  1. 前文…通常のビジネス文書と同じです
  2. 主文…「さて…」と書き始めて本題に入り、本来の要件であるお知らせの概要を簡潔に記載します
  3. 末文…省略

こうした段落構成をきちんと意識したうえで文章を作成すれば、論旨が明快な文書になるのではないかと思います。

なお、段落構成の考え方については次のページなどを参考にしてください。

手紙―構成―便箋―書き方(手紙の書き方)

社外ビジネス文書の書き方・例文・文例 書式・フォーマット 雛形(ひな形) テンプレート04(基本形)(無料)(DOC形式)(ワード Word)

そして、お知らせの具体的な内容については、先述したように、別途、表形式の別記に見出し項目を立ててわかりやすいかたちで明記します。

これら本文の文章表現等につきましては、実際にご使用になる状況・必要性などにより、適宜、追加・修正・削除してください。

また、フォント・フォントサイズ、文字飾りや行間隔、ページ余白などのデザイン・レイアウトその他フォーマットにつきましても、お好みにより変更・調整してカスタマイズしてください。

各記載項目の間隔(余白)は改行キーなどにより調整してください。

以上、手紙形式(日付が上)(宛名が上)(別記が表形式)のお知らせ・案内文・通知文の基本的な書き方(超シンプルな文書構成)のテンプレートは以下のリンク(「無料ダウンロード」)から入手できます。

では、お知らせ・案内文・通知文の見本・サンプル・ひな形・たたき台のひとつとしてご利用・ご参考にしてください。

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